Ed
De Wet kwaliteitsborging in de bouw (Wkb) geeft aan dat kwaliteitsborgers een ‘instrument’ moeten toepassen. Dat kan een certificering zijn. Woningborg N.V. is één van de certificerende instanties.
Woningborg heeft een digitaal platform ontwikkeld waardoor toezichtmomenten worden vastgelegd. Dat is het Woningborg Kwaliteitsborging Instrument (WKI). Ed Controls koppelt met het WKI. Door de koppeling legt de uitvoerder niet alleen interne keuringen, werkplekinspecties en opleveringen in Ed Controls vast. Het project voldoet door de koppeling met het WKI ook aan de Wkb.
Benodigdheden voor koppeling WKI
Voor de koppeling met het WKI heb je een Single Project Licentie Expert of een User Licentie Expert nodig. Je accountmanager bij Ed Controls kan daar meer over vertellen. Ook moet jouw project zijn aangemeld bij Woningborg. Die instantie verstrekt dan een Woningborg-plannummer voor het project en een Woningborg-apiToken voor de aannemer.
Ook zorgt Woningborg voor een login voor de applicatie KYP Project. Die gebruikt Woningborg voor de kalenderfunctie. Voor vragen over het plannummer, de apiToken en KYP Project, verwijzen we graag naar Woningborg (tel: 0182-580 004).
Om een verbinding tot stand te brengen navigeer je naar de project instellingen op de web-interface van Ed Controls:
- klik je op het potlood icoon (1)
- klik op het “plus” teken (2) naast “Verbindingen met andere systemen” en selecteer Woningborg,
- klik op toepassen/apply (3).
- Klik op “Set up Connection” (4) dan word je doorgestuurd naar Woningborg. Vul je log in gegevens in.
Alle toetsingsmomenten die Woningborg heeft vastgesteld, verschijnen automatisch in Ed Controls als audits in je project. De audits laten alle vragen zien die moeten worden beantwoord. Het gaat dan om welke kavels, welke einddatum en welke verantwoordelijke voor de toetsingsmomenten. De verantwoordelijke wordt getoond met een e-mailadres).
Je kunt zelf de audit koppelen aan een tekening. Zo kun je met een ticket bewijslijst aanleveren.
Ook kun je zo vragen van het WKI beantwoorden: voldoet het, voldoet het niet, is er geen waardeoordeel of is de vraag niet van toepassing.
Zodra de audit voldoende is ingevuld, kun je die terugkoppelen naar Woningborg. Het is niet nodig om alle vragen te beantwoorden; ook een deel van de audit is terug te koppelen. Terugkoppelen naar de WKI gaat via de webinterface van Ed Controls.
Koppeling audit Ed Controls met WKI
De toetsingsmomenten staan klaar in je project. Je vindt die onder de knop Audits in de folder Woningborg. Hieraan zijn de audits gekoppeld voor de specifieke woningen en voor de betreffende datum.
Zodra je de audit opent, kun je een tekening koppelen.
Voeg bij het blauwe plusje (+) de juiste tekening toe voor extra bewijsmateriaal.
- Wijzig rechtsonder de datum door op de kalender te klikken. De gewijzigde datum wordt niet gecommuniceerd naar Woningborg. Woningborg gebruikt de applicatie KYP Project. Een wijziging in KYP Project wordt wel verstuurd naar de audit in Ed Controls.
- Klik op Volgende om de vragen te beantwoorden.
- Voeg desgewenst bewijsmateriaal toe met een ticket. Dat kan met het positie-icoon achter de vraag. Als dat het geval is, verschijnt een ‘1’ bij het icoon.
Ed Controls is te koppelen met KYP Project. Dat betekent dat audits automatisch worden geüpdatet in KYP Project. Lees meer over de koppeling.
Let op: Je kunt meerdere tickets toevoegen bij de vraag van het WKI. Uiteindelijk worden dan maximaal 25 afbeeldingen geüpload naar WKI afkomstig uit deze tickets(s).
Wat wordt vervolgens gecommuniceerd?
Woningborg krijgt het antwoord op de vraag in de audit, de locatie-afbeelding + maximaal 24 foto’s.
Let op: De titel en omschrijving van de ticket worden niet meegestuurd.
Dit ticket zou eruit kunnen zien als in de afbeelding hieronder:
- Een afbeelding van de positie waar je iets hebt aangetroffen;
- Een of meerdere foto‘s;
- Een onderwerp en een omschrijving (niet ingevuld op dit voorbeeld); Dit is handig om vast te leggen voor jezelf, maar wordt niet verstuurd.
- In het voorbeeld is het ticket gelabeld. Daardoor kun je tickets makkelijk terugvinden in Ed Controls. In het voorbeeld is het label ‘Woningborg’ gebruikt, maar je kunt zelf labels verzinnen. Labels zijn een feature van Ed Controls en niet van het WKI. De labels worden dan ook niet naar het WKI gestuurd.
Belangrijk:
-Onbeperkt aantal PDF’s per vraag is toegestaan (de upload geeft een waarschuwing als je dit probeert)
-De PDF mag maximaal 20 Mb groot zijn
-Het is niet toegestaan om bijlagen anders dan .PDF of plaatjes toe te voegen, mocht je dit toch proberen dan krijg je een waarschuwing en kun je deze niet uploaden.
Hoe kun je 1 PDF-bestand met behulp van een ticket of direct bij een audit vraag uploaden naar Woningborg?
Dat kan door het PDF-bestand aan het ticket (als bijlage in het commentaar) te hangen, maar ook door het PDF-bestand via het “+” icoon aan de auditvraag toe te voegen. Zie links onderin bij deze afbeelding (let op: voor beide gevallen geldt: max. bestandsgrootte = 20MB):
Terugkoppelen van de ingevulde informatie
Als de vragen zijn beantwoord en desgewenst foto’s en tickets zijn bijgevoegd, kan de terugkoppeling naar het WKI starten.
- Ga naar de webinterface van Ed Controls. Mogelijk moet je opnieuw inloggen;
- Selecteer de audit die je wil terugkoppelen;
- Druk op de exporteer-button. Nadat je op de Exporteer-button hebt geklikt, verschijnt bovenin een ‘pull down-menu’ met de namen van layouts.
4. Klik op ‘Woningborg’. Vervolgens zie je de toetsingsmomenten die je voor dat kavel indient.
- Achter iedere vraag kunnen deze opties staan:
- Opdracht staat klaar: De audit-vraag is aangeleverd aan Woningborg. Die moet deze nog beoordelen;
- Opdracht nog niet beantwoord: De vraag is nog niet beantwoord. Dat kan later alsnog. Dien deze audit dan opnieuw in.
- Scroll met de blauwe knop langs alle vragen. Controleer of de status van de vragen klopt. Is dat het geval?
- Klik op de knop Dien in. Als je de vragen uit de audit hebt ingediend, volgt een bevestiging. Op het scherm verschijnt het toetsingsmoment met de status.
Je hebt vanuit Ed Controls zojuist ingediend:
- Antwoord op de vraag in de audit;
- Tekst bij de vraag uit de audit (als het veld is ingevuld);
- Locatie-afbeelding in ticket (als die is bijgevoegd);
- Maximaal 25 foto’s. Hierbij wordt de foto van de positie op de tekening ook aangegeven. Deze wordt in het ticket gecreëerd. (als die is bijgevoegd).
Informatie ontvangen in Woningborg
De informatie is nu ontvangen door Woningborg. Dat ziet er bij Woningborg als volgt uit:
Onder het kopje ‘Controlepunt’ staat het antwoord op de vraag die je hebt gegeven in Ed Controls.
De foto’s worden uit het ticket overgenomen. Zoals eerder gezegd, kun je maximaal 25 afbeeldingen doorsturen (waarvan 1 locatie-afbeelding & 24 foto’s).
Reactie door Woningborg in Ed Controls
De vragen die zijn doorgestuurd, worden door Woningborg verwerkt. Dit is zichtbaar in de dashboards van Woningborg. Daar zie je ook de status van de audits die zijn weergegeven in Ed Controls.
Er kunnen de volgende situaties ontstaan:
Situatie 1. De hele audit is geheel afgerond en ingediend
- “AFGEROND, ALLE AKKOORD”
Alle vragen zijn ingediend en alle zijn akkoord door Woningborg. - “AFGEROND, ALLE NIET AKKOORD”
Alle vragen zijn ingediend en Woningborg is NIET akkoord. Woningborg zet de terugkoppeling in de ingediende audit. - “AFGEROND, ENKELE NIET AKKOORD”
Alle vragen zijn ingediend en één of meerdere antwoorden zijn afgekeurd door Woningborg.- De aangeleverde informatie is niet goed, en het probleem zit bijvoorbeeld in de fundering. Maar de woning staat er op en je kunt er niet meer bij. Het zij zo.
- “Niet akkoord (Niet herstelbaar), Niet akkoord (Niet langer controleerbaar)”. Er hoeft geen nieuwe audit te worden uitgevoerd.
- De aangeleverde informatie is niet goed en er kan nog wel wat worden vastgelegd. “Niet akkoord (Herstelbaar)”. De terugkoppeling verschijnt in de audit die je hebt ingediend.
- “AFGEROND, WACHT OP AKKOORD”:
Alle vragen zijn ingediend en één of meerdere vragen wachten op antwoord van Woningborg. Uiteindelijk zal het dus resulteren in een van de eerder genoemde opties.
Situatie 2. De audit is nog niet geheel afgerond en deels ingediend
- “NIET AFGEROND, ALLE AKKOORD”
Niet alle vragen zijn ingediend maar Woningborg is akkoord met alle wél ingediende antwoorden. - “NIET AFGEROND, ALLE NIET AKKOORD”
Alle vragen zijn ingediend en alle ingediende antwoorden zijn NIET akkoord door Woningborg. De terugkoppeling verschijnt in de audit die je hebt ingediend. - “NIET AFGEROND, ENKELE NIET AKKOORD”
Eén of meerdere antwoorden zijn afgekeurd door Woningborg. De terugkoppeling verschijnt in de audit die je hebt ingediend. - “NIET AFGEROND, WACHT OP AKKOORD”:
De vragen die ingediend zijn, wachten op antwoord van Woningborg. Andere vragen die vervolgens zijn afgerond kunnen worden ingediend.
Het doel is dat alle audits de status “AFGEROND, ALLE AKKOORD” krijgen. In de audit is terug te zien welke hoofdstukken zijn goedgekeurd, welke wachten op akkoord en welke zijn afgekeurd. Zie voorbeeld:
Vervolgopdrachten
Indien een antwoord is afgekeurd dan zal in dezelfde audit een vervolg opdracht worden geplaatst. Je kan nu de juiste informatie verzamelen en vervolgens weer dezelfde audit indienen. Je zult zien dat alleen het resterende antwoord met afbeeldingen wordt ingediend.
Audit archiveren in Ed Controls
Als een ingezonden audit volledig akkoord is bevonden door Woningborg kan je de audit archiveren.
Lees hier hoe je dit doet.
Meer informatie
Heb je toch nog vragen, neem dan contact op met je accountmanager of met ons supportteam. Die bereik je via mail op support@edcontrols.com of via +31 (0)570 724 021
